Z tego podcastu dowiesz się:
- Dlaczego wiele projektów kończy się fiaskiem
- Co się dzieje, gdy ponosisz porażkę w planowaniu
- Ile firm stosuje praktyki Agile
- Jak marnować mniej pieniędzy na nieudane inicjatywy
- Dlaczego narzędzia do zarządzania są ważne
- Czym jest oprogramowanie do zarządzania projektami
- Jakie funkcjonalności pomogą tobie w codziennej pracy
- Co powinno posiadać narzędzie pracy PMa
- Jak wybrać odpowiednie narzędzie dla twojego zespołu
Podcast znajdziesz także na:
Transkrypcja podcastu
Być jak menadżer. Podcast, epizod 23.
Dzień dobry, jeśli, drogi słuchaczu, jesteś tu przypadkiem, bo np. YouTube albo Spotify zasugerowało ci ten podcast, to przypomnę, że ja te treści kieruję do szeroko pojętej branży menadżerskiej w IT, czyli jeżeli jesteś albo dopiero zostaniesz scrum masterem, analitykiem biznesowym, project menadżerem, product menadżerem, a może product ownerem, to liczę na to, że znajdziesz tu interesujące treści. Ja ten podcast tworzę nie tylko dlatego, żeby dzielić się pewnymi poradami profesjonalnymi i swoim doświadczeniem, ale żeby mieć dla siebie, ale także dla ciebie taką przestrzeń w polskim Internecie, gdzie może dominować luźna, a przede wszystkim subiektywna wymiana myśli o tej jakże egzotycznej i podobno jakże intratnej branży.
Zanim wjedziemy grubo w mięcho i przejdziemy do tematu narzędziówki, bo dziś będziemy rozmawiać o tym, jak znaleźć, jak dobrać idealne narzędzie dla swojego zespołu, narzędzie do zarządzania projektami, ale zanim wjedziemy na grubo w temat, źródło badań, które chcę zacytować, to jest organizacja KPMG (czyt. kej pi em dżi). Po polsku powiedzielibyśmy KPMG. I to jest globalna firma, która specjalizuje się w różnych audytach i badaniach rynku. 70% firm podobno, bazując na tych badaniach, cierpiało co najmniej raz w ostatnich 12 miesiącach z powodu projektu zakończonego porażką. Natomiast 50% respondentów powiedziało, że ich projekt nie powiódł się, ponieważ nie udało się osiągnąć wszystkiego, co sobie założyli, że osiągną. Lećmy dalej, tylko 58% organizacji rozumie wartość project managementu. Możemy sobie łatwo wyobrazić, że dla firm, które nie widzą wartości w zarządzaniu projektem, w kierowaniu projektem, zarządzanie projektami oznacza stratę pieniędzy, stratę zasobów i pewien taki niepotrzebny wysiłek. Z innych badań, które były przeprowadzone w 2017 roku, dowiadujemy się też, że częstym niepowodzeniem, częstym powodem niepowodzeń w projekcie jest brak jasno określonego celu. 37% ankietowanych menadżerów wskazało właśnie ten powód jako najważniejszy. Jest takie powiedzenie, że jeśli ponosisz porażkę w planowaniu, to trochę tak, jakbyś planował ponieść porażkę w projekcie. Myślę, że dobre zarządzanie bezpośrednio przekłada się na, i to jest chyba obiektywna prawda, na mniej zmarnowanych pieniędzy przez organizację. Podobno organizacje, które inwestują w sprawdzone praktyki zarządzania projektem, marnują 28 razy mniej pieniędzy, ponieważ ich inicjatywy wewnętrzne, biznesowe, strategiczne kończą się po prostu sukcesem. Specjaliści z firmy Capterra, przeprowadzili swego czasu takie badanie rynku i doszli do ciekawego wniosku. Otóż z ich raportu wynika, że największym benefitem stosowania narzędzi project managementu jest estymowanie tzw. osi czasu projektu, powiedzielibyśmy, pewnego timeline’u. Im lepiej oszacujemy, jak będzie wyglądał timeline naszego projektu, tym mniej pieniędzy przepalamy niepotrzebnie. Niby oczywiste, a jednak wciąż nie wszyscy to kumają.
Estymowanie na wysokim poziomie, estymowanie zadań, projektu, kamieni milowych oczywiście nigdy nie było łatwe, ale już sam proces uczenia się takich estymacji wnosi do organizacji sporo wartości. Stare praktyki zarządzania, powiedzielibyśmy te oldschoolowe praktyki, które kojarzymy np. z latami dziewięćdziesiątymi, odchodzą powoli do lamusa. 71% firm deklaruje podobno, że w zarządzaniu projektem stosuje praktyki zwinnego zarządzania, czyli podejścia agile, podejścia zwinnego.
I teraz odpowiedzmy sobie na jedno proste pytanie. Dlaczego narzędzia do zarządzania projektami są ważne? Już poniekąd odpowiedzieliśmy na to pytanie, ale gdybym miał jeszcze wypunktować takie 4 rzeczy, to po pierwsze, takie narzędzia pomagają lepiej optymalizować, lepiej organizować tak naprawdę pracę zespołowi i upewniać się, że działamy według pewnych ustalonych procesów. Brak procesu zawsze oznacza mniejszy lub większy bałagan. Po drugie, takie narzędzia dają nam jasny pogląd na to, co dzieje się w projekcie, jakie aktywności są obecnie prowadzone, jak te aktywności wpływają na produkt, kto nad jakimi zadaniami siedzi i od kiedy działa w wybranych obszarach. Trzeci powód to to, że oprogramowanie do zarządzania projektami pozwala również zespołom lepiej, ale też szybciej i czytelniej komunikować się między sobą. Po to są zresztą różnego rodzaju czaty albo miejsca do pozostawiania komentarzy właśnie wewnątrz takich narzędzi. Podobno aż 77% wydajnych zespołów korzysta z narzędzi do zarządzania projektami.
Wyjdźmy już z tych statystyk, idźmy dalej. I teraz taki mały disclaimer jeszcze na początku, bo jesteśmy jeszcze we wstępie do dzisiejszego epizodu. Ja nie chcę polecać tobie konkretnych narzędzi, ponieważ po pierwsze, nie wszystkie znam. I te narzędzia pojawiają się coraz to nowsze, coraz świeższe, tym bardziej nie wiem, kiedy ty słuchać tego podcastu, czy zaraz w dniu publikacji czy np. 2 lata później, a chciałbym, żeby te treści, które tworzę, były w miarę uniwersalne. Niezależnie od tego, kiedy ich słuchamy, możemy je każdego dnia zaimplementować do naszej pracy codziennej. Ja chcę, żeby ten dzisiejszy podcast rzucił nieco więcej światła na to, czym się kierować, gdy wybieramy oprogramowanie do zarządzania projektami, z którego nie tylko ty będziesz korzystać, ale także twoja organizacja i współpracownicy. Wybór wbrew pozorom nie jest łatwy. To nie jest tylko tak, że siadamy, robimy szybki research 15 minut i już wiemy. Otóż moi koledzy po fachu, co też wiele razy mnie dziwiło, często dobierali narzędzia, bazując na swoich bardzo subiektywnych odczuciach. Fajny layout, ciekawy interfejs przyjazny dla użytkownika. Te rzeczy też są ważne, ale czy to na nich powinniśmy opierać ostateczną decyzję? Raczej nie. Temat narzędziówki, jeszcze w ramach disclaimeru i pewnego objaśnienia, temat narzędziówki zawsze jest ciekawym składnikiem dyskusji menadżerskich. Daj, proszę, znać w komentarzu lub w prywatnej wiadomości przez moje media społecznościowe, LinkedIn, Facebook, YouTube, czy jest coś jeszcze, co po dzisiejszym epizodzie chciałbyś wiedzieć o narzędziach project menagera. Być może podsuniesz mi temat, który rozłożę na czynniki pierwsze i opiszę w jednym z kolejnych podcastów.
I już wchodzę w mięso. Natomiast chcę także podziękować tobie, jeśli już zdążyłeś zapisać się do mojego newslettera na stronie bycjakmanager.pl. Jeżeli jeszcze się nie zapisałeś, to też w ramach takiego wyjaśnienia dodam, że ja korzystam z pozostawionego tam adresu mailowego i twojego imienia tylko i wyłącznie w jednym celu, żeby od czasu do czasu poinformować cię o nowym podcaście, nowej publikacji albo podzielić się jakimiś protipami, na które nie znalazłem miejsca w moich nagraniach, w moich podcastach. Nigdy nie handluję czyimiś danymi, nigdy nie udostępniam ich osobom lub firmom trzecim. Zachęcam też do konsultacji menadżerskich, na które można się zapisać na stronie bycjakmanager.pl. Robią się coraz popularniejsze, stąd mam coraz mniej czasu dla siebie, ale wciąż znajduję czas na te podcasty.
Dobra, lećmy, bo ja lubię gadać. Jestem zresztą takim gawędziarzem-erotomanem od zawsze.
Zanim odpowiemy sobie, jak dobrać idealne narzędzie do zarządzania projektami, to powiedzmy sobie, czym tak naprawdę jest takie oprogramowanie do zarządzania projektami i jak mamy je, nawet górnolotnie, rozumieć. W największym skrócie oprogramowaniem dla project managementu będzie każde narzędzie zaprojektowane tak, żeby pomóc nam dowieźć projekt z punktu A do punktu B. Takie narzędzia tworzone są głównie jako asysta dla project, ale też product menagerów, czasem także dla analityków biznesowych, czasem dla scrum masterów, dla product ownerów. Co nie znaczy, że tylko te osoby z tych narzędzi korzystają. W zależności od specyfiki projektu i od samej organizacji z tych narzędzi mogą też korzystać inżynierowie, zespoły marketingu, sprzedaż czy nawet sama administracja. Jeśli zapytałbyś mnie, co decyduje o tym, że oprogramowanie jest skrojone do zarządzania projektami, to powiedziałbym, że chodzi o pewien zestaw funkcjonalności, które pomogą nam w codziennej pracy nad projektem, np. takie funkcjonalności, które wspierać będą planowanie, pomogą zarządzać zadaniami, pomogą zarządzać zasobami, bo to także jest ważne. Funkcjonalności, które usprawnią tworzenie harmonogramów prac dla siebie, ale także dla zespołu. Czy chociażby takie funkcjonalności, które pomogą zarządzać budżetem, bo budżet to też bardzo często jest nieodłączny element pracy PM-a. Pamiętajmy też, że na rynku mamy obecnie PM-ów, którzy pracują w wielu różnych metodykach zarządzania. Dla przykładu, w jednym projekcie development może być oparty na kanbanowym podejściu, w innym projekcie może królować scrum, w jeszcze innym może królować lean management, czyli zwinne zarządzanie, a w jeszcze innym SAF, czyli Sale Agile Framework. Wiele narzędzi wspiera konkretną metodykę, ale są też elastyczne narzędzia, które można dostosować do swojego stylu pracy i tak naprawdę do wielu metodyk.
Wejdźmy już powoli na teren kolejnego wątku, który chcę dziś poruszyć. Te wątki będą jeszcze dwa tak naprawdę. Najpierw opowiem, co moim skromnym zdaniem powinno zawierać idealne oprogramowanie do zarządzania projektami, a na koniec przyjrzymy się temu, jak takie idealne oprogramowanie znaleźć i wybrać dla naszego projektu, dla naszej organizacji. Co powinno oferować oprogramowanie do zarządzania projektami? Powiedzmy sobie szczerze, żadne narzędzie nie zastąpi człowieka. Mam na myśli to, że słabemu menadżerowi nie pomoże nawet najlepsze narzędzie na rynku. I pamiętajmy o tym. I chociaż dziś rozmawiamy o narzędziach, to traktuj, proszę, narzędzia jako wartość dodaną, a nie jedyną czy główną wartość tego, kim ty jesteś i jakim ty jesteś menadżerem. Narzędzie to jest tylko narzędzie w twoich rękach, ale to od ciebie zależy, jak sprawnie będziesz się tym narzędziem posługiwał. Ja spotkałem na swojej drodze wiele osób, które rewelacyjnie radziły sobie z zespołem i projektem, mając do dyspozycji gówniane narzędzia, ale spotykałem też menadżerów, którym nie zleciłbym nawet odprowadzenia córki do przedszkola, bo byli tak niekompetentni w swoim fachu, pomimo świetnych narzędzi, którymi dysponowali. A tak swoją drogą, to jeszcze nie mam córki. Ale może wkrótce. Mam też pewną obserwację, chociaż nie znam wszystkich narzędzi do zarządzania projektami, że każde z nich tak naprawdę posiada podstawowe funkcjonalności, które sprawdziłyby się w większości projektów. Nie mam na to papieru, ale robiąc research do dzisiejszego epizodu i wgryzając się w kilkadziesiąt różnych narzędzi, mogę powiedzieć, że większość z nich na pewno zaspokoi te najbardziej fundamentalne potrzeby project menagera. Większość narzędzi do zarządzania dla PM-a posiada funkcje do planowania, tworzenia harmonogramu, tworzenia i przypisywania zadań, tworzenia raportów, sprawdzania statusów zadań. Większość posiada także popularne widoki takie jak tablica Kanbana albo wykres Gantta. Jeżeli nie wiesz, czym jest wykres Gantta, siadaj do odrabiania lekcji, bo to jedna z podstaw project menagerskich. Diabeł tkwi oczywiście w szczegółach. Pamiętajmy, że to właśnie pewne dodatkowe unikalne funkcjonalności wpływają na to, dlaczego jeden software lepiej pasuje do pewnych zespołów lub projektów niż inne oprogramowanie. Przyjrzyjmy się zatem absolutnie fundamentalnym rzeczom, bez których oprogramowanie project menagerskie uważam za niekompletne. Tych rzeczy jest dosłownie kilka i to one stanowią kręgosłup project managementu, dlatego uważam, że powinny, a nawet wręcz muszą być wspierane w każdym narzędziu do zarządzania projektami. Kolejność jest losowa.
Co powinno zawierać idealne oprogramowanie? Przede wszystkim zarządzanie zadaniami. W 2017 roku przeprowadzono globalną ankietę dla project menagerów i wśród project menagerów, i 37% kierowników oraz liderów projektów stwierdziło, że główną przyczyną niepowodzenia w projekcie w ich organizacjach był brak jasno zdefiniowanych celów oraz kamieni milowych, żeby mierzyć progres. Oraz druga przyczyna, brak dyscypliny w czasie implementowania strategii. I to jest ciekawe wniosek. Każdy projekt podzielony jest na różne zadania oraz podzadania. Najczęściej mówimy o taskach i tzw. subtaskach, które powinny być następnie przypisane do konkretnych osób. I teraz ciężko jest o oprogramowanie do zarządzania projektami, które nie posiada tej funkcji. Ona jest naprawdę podstawową, fundamentalną funkcją. Natomiast sprawdź, proszę, który program pozwala ci łatwo tworzyć nowe zadania, przypisywać je do członków zespołu, aktualizować te zadania, sprawdzać ich status i ogólnie jak przyjemne albo nieprzyjemne jest zarządzanie tymi zadaniami. Wspomniałem o kamieniach milowych. Chociaż one nie są niezbędne, to jednak warto je tworzyć, ja zawsze do tego zachęcam, i komunikować te kamienie milowe do zespołu. Uwierz mi, szybko zauważysz, że definiowanie takich kamienie milowych pomaga motywować zespół do egzekwowania zadań, żeby takie kamienie milowe osiągnąć. A mając zamiar tworzyć kamienie milowe, także warto sprawdzić, czy narzędzie, na które potencjalnie patrzysz do zarządzania projektami, właśnie wspiera tworzenie trackowanie takich celów średnioterminowych na naszej road mapie.
Druga rzecz, już poza zarządzaniem zadaniami, którą powinno posiadać idealne oprogramowanie dla PM-a, to podział na projekty główne i podprojekty. Często spotykana nazwa projektu głównego to parent project, od rodzica z angielskiego, a podprojektu to child project, czyli jakby dziecko projektowe, od dziecka. Nie wiem, jak to przetłumaczyć dokładnie. Chodzi o to, że konkretne zadania powinny być powiązane z odpowiednimi obszarami tudzież właśnie takimi mniejszymi projektami wewnątrz pewnego dużego projektu, wewnątrz pewnej większej kobyły projektowej. I większość narzędzi dla -PM-ów posiada taką funkcjonalność, żeby tworzyć zarówno duże projekty, pod którymi wczepiane są mniejsze projekty, które są jakby takimi kamieniami milowymi, żeby te duże projekty dowieźć.
Kolejną funkcjonalnością, bez której nie wyobrażam sobie idealnego oprogramowania dla PM-a, to pewnego rodzaju kalendarze, harmonogramy albo terminarze. Wiadomo, tutaj zrobię małą pauzę, że każda organizacja ma jakiś swój kalendarz. Mam na myśli narzędzie typu kalendarz Google, Outlook albo jakiekolwiek inny kalendarz. Natomiast kluczem do efektywnego opiekowania się projektem było i wciąż pozostaje według mnie efektywne zarządzanie czasem oraz estymacjami, pewnymi wycenami czasowymi. Tutaj pole do popisu dla twórców takiego softu jest ogromne. Takie funkcjonalności dotyczące tworzenia różnych harmonogramów mogą przyjmować wielorakie formy. Albo proste kalendarze czy nawet osie czasu, słynne timeline’y czy wykresy Gantta, o których już wspominałem, aż po wykręcone road mapy z fajerwerkami, ładnymi grafikami i milionem mikrofunkcji. Podobne rzeczy znajdziesz na pewno w każdym oprogramowanie do zarządzania projektami. Pytanie, które z tych funkcjonalności najlepiej odpowiedzą na potrzeby twoje i twoich współpracowników. Ale do tego wątku jeszcze wrócimy.
Kolejną rzeczą, bez której ciężko byłoby stworzyć perfekcyjne oprogramowanie dla kierownika projektu, to różnego rodzaju integracje. Idealne narzędzie dla PM-a powinno pasować do reszty stacku technologicznego w twojej firmie. Co to oznacza? Oznacza to dosłownie tyle, że liczy się tutaj tylko to oprogramowanie, które mógłbyś łatwo zintegrować np. z mailem firmowym typu Outlook, z komunikatorami typu Slack, z repozytorium dokumentacji jak np. Confluence albo Drobox, albo Google Documents. Im więcej możliwych integracji z zewnętrznymi narzędziami, tym lepsze, ponieważ bardziej elastyczne narzędzie masz pod ręką.
Kolejne funkcjonalności, bez których idealne oprogramowanie nie miałoby miejsca, to funkcjonalności wspierające kolaboracje. W sumie mógłbym nawet powiedzieć wspierające bardziej komunikację. Super ważna rzecz, chodzi w końcu o to, żeby usprawniać pracę całego zespołu, a nie tylko wybranych jednostek. Gra zespołowa w organizacjach zawsze będzie ponad indywidualną grą na siebie. Pamiętaj o tym, myślę, że też jesteś tego świadomy. Wszystkie narzędzia project menagerskie posiadają pewne funkcjonalności, które pomagają w pracy zespołowej. To mogą być m.in. jakiś czat, możliwość zestawiania komentarzy, załączanie dodatkowych plików oraz zdjęć do zadań, możliwość tworzenia prezentacji z gotowych szablonów lub raportów itd. Zwracaj na to uwagę.
Następna funkcjonalność, bez której nie wyobrażam sobie życia z takim narzędziem, to udostępnianie dokumentów albo funkcjonalność, która pozwala tobie udostępniać dokumenty. W skrócie, jeśli tworzysz jakieś zadanie, prezentację czy raport, to jako użytkownik powinieneś mieć możliwość wręcz za jednym kliknięciem wygenerować link do danego dokumentu i rozesłać ten link tudzież dokument po współpracownikach albo interesariuszach. Udostępnianie dokumentów lub wybranych ekranów z takiego oprogramowania to jest super istotna rzecz, żeby w czasie rzeczywistym współdzielić z innymi owoce naszej pracy i ustaleń w ramach tego samego projektu.
Kolejna funkcjonalność, moja ulubiona, raporty i metryki. Załóżmy, że jesteś PM-em, a jeżeli rzeczywiście nim teraz jesteś, to w sumie możemy dać naszej wyobraźni urlop, bo nie musimy sobie tego wymyślać i wyobrażać, tak że jako PM zawsze będziesz do kogoś raportował postępy w projekcie. A żeby przygotować status projektu dla interesariuszy lub wyższego managementu, to warto mieć narzędzie, które w tym pomoże. Tutaj oczywiście można się posłużyć też jakimś wykresem Gantta lub zwykłym Excelem, aczkolwiek idealnie byłoby mieć narzędzie, które taki raport z postępu prac razem z wybranymi metrykami wygeneruje dla nas za pomocą kilku kliknięć myszki.
Kolejna funkcjonalność to przyzwolenia, po angielsku mówimy na to permissions, albo dostępy, też czasem po prostu tak mówimy. W idealnym oprogramowaniu do zarządzania projektami będziesz mógł zawsze łatwo zarządzać dostępami. To jest zapraszać nowych użytkowników, przydzielać im odpowiednie role, dawać dostępy do odpowiednich dash boardów czy do wybranych raportów. To jest super ważne. Wydaje mi się, że każde oprogramowanie dla PM-a powinno to posiadać.
Przydatne dla wielu PM-ów są też funkcjonalności wspierające budżetowanie. To nie jest jakaś super pożądana rzecz, bo z doświadczenia wiem, ze swojego, ale też moich kolegów po fachu, że większość kierowników projektów budżetowanie robi w Excelu. Jednak te zwykłe takie olsdchoolowe, standardowe tabelki jeszcze chyba długo pozostaną nieśmiertelne. Ja nie oceniam, czy to jest dobre, czy złe. Jeżeli komuś odpowiada Excel i dobrze mu się z Excelem pracuje, no to czemu nie, aczkolwiek skoro mówimy o idealnym narzędziu dla PM-a, to warto byłoby mieć możliwość budżetowania projektu właśnie w jednym miejscu, żeby potem aktualizować wydatki czy prognozować przyszły budżet już bez konieczności odpalania Excela jako zewnętrznego narzędzia. Lub jakaś integracja z Excelem gdyby była, to też mogłoby to wyglądać ciekawie.
I ostatnia funkcjonalność, bez której nie wyobrażam sobie takiego idealnego oprogramowania, to jest zarządzanie zasobami. Tutaj oczywiście departamenty HR-owe wieszają już na mnie psy, bo ja wciąż posługuje się słowem zasoby, a nie ludzie, ale nie zawsze pasuje mi słowo ludzie do kontekstu. Natomiast jak w każdym projekcie, za jego sukcesem albo też porażką zawsze stoją ludzie. To jest oczywiste. Jeszcze ludzie, chyba że zastąpi nas kiedyś AI, w co nie do końca wierzę. Natomiast PM to taka egzotyczna postać, która najczęściej liczy, ile osób siada do roboty, mówiąc językiem potocznym. Tak że ogólnie dobrze jest mieć możliwość dodania w takim narzędziu, w takim oprogramowaniu, jaką mamy wyporność w zespole, ile osób i z jakim obłożeniem może wykonywać zadania. Wtedy jakiekolwiek estymacje i prognozy będą liczone w oparciu o realne zasoby, czyli o realną liczbę osób, które znajdują się na pokładzie.
I to tak naprawdę tyle w kwestii tego, co powinno oferować idealne oprogramowanie do zarządzania. Aczkolwiek wiem, co mógłby być teraz powiedzieć. Mógłby być powiedzieć: dobra, ale na rynku jest co najmniej kilkadziesiąt aplikacji, które właśnie to wszystko oferują. No właśnie. Stąd dzisiejszy podcast, żebyśmy odpowiedzieli sobie jasno na jedno ważne pytanie: jak wybrać dla twojego zespołu odpowiednie narzędzie do zarządzania projektami. I tutaj lista będzie krótka i konkretna, bo to nie jest czas, żeby biegać wśród dygresji, aczkolwiek przypominam, że gdybyś chciał się ze mną umówić się w cztery oczy online, to jestem jak najbardziej do dyspozycji w ramach moich konsultacji. Oto, co należy zrobić, żeby wybrać idealne narzędzie do zarządzania projektami. Ja to rozbiłem na takich 10 punktów.
Pierwszy punkt, dowiedz się lub ustal, mówiąc wprost, wspólnie z zarządem albo miesięczny, albo roczny budżet, czyli kasę, którą jako firma możecie wydać na takie oprogramowanie. Narzędzia tego typu mają różny model rozliczeń, ale w wielu przypadkach cena za taką subskrypcję miesięczną albo roczną dotyczy jednego użytkownika. Policz więc, ile osób w twojej firmie będzie potrzebować dostępu do takiego narzędzia, a następnie oblicz, jakie będą z tym związane koszty. Na pewno w przypadku tych ogromnych korporacji, gdzie mówimy już o kilkuset pracownikach, 500 osób i więcej, to tutaj wyceny najczęściej odbywają się indywidualnie, czyli kontaktujesz się ze sprzedażą takiego oprogramowania, z działem sprzedaży i oni wyceniają dla ciebie takie ramy cenowe właśnie idealnie patrząc na twoje potrzeby, na to, jakie potrzebujesz funkcjonalności itd.
Drugi punkt, to gdy temat finansów masz już w miarę ograny, przygotuj wspólnie z zespołem listę funkcjonalności, których potrzebujecie w pracy codziennej nad projektem. Innymi słowy zdefiniuj wasze potrzeby. Jak to zdefiniować? Weź pod uwagę techniczne doświadczenie twojego zespołu, bo jeśli zespół jest mało techniczny, to raczej nie będzie budować czy tam tworzyć swoich customowych, indywidualnych wtyczek i usprawnień, żeby wpiąć je później po tzw. API. W takim przypadku bardziej sprawdzi się narzędzie, które posiada np. gotowe szablony raportów, gotowe integracje z zewnętrznymi wtyczkami itd., czyli jest jakby takie łopatologiczne, powiedziałbym tak sprytnie. Jako taką praktyczną poradę dodam, że jeśli nie wiesz, od czego zacząć tworzenie takiej listy wymagań, to spróbuj wspólnie z zespołem zidentyfikować obecne problemy, z którymi mierzycie się jako zespół w waszej komunikacji. Być może problemem jest właśnie słaba komunikacja pomiędzy departamentami, a może notorycznie zawalacie deadline, a może wasza praca jest zdezorganizowana i warto usprawnić system tworzenia oraz przepisywania zadań, a może macie problem, żeby gromadzić w jednym miejscu feedback, klientów. Miejsc do usprawnień może być sporo. Warto nazwać je najpierw po imieniu i dopiero wtedy zastanowić się, jakie funkcjonalności teoretycznie pomogłyby wam usprawniać te kulejące obszary.
Krok trzeci to: zrób research. Bazując oczywiście na potrzebach zespołu, znajdź narzędzia, które potencjalnie zaspokajają wasze potrzeby. Zanim oczywiście poszukasz takich narzędzi indywidualnie przez Google, popytaj swoich kolegów i koleżanki, jakich używali narzędzi w poprzednich firmach. Dowiedz się od nich, co lubili, a czego nie lubili w tych narzędziach. Wejdź w Google, poszukaj rekomendacji i opinii na różnych stronach. To, co ja często robię, to wrzucam post na LinkedIn i proszę swoją sieć kontaktów o opinię. I nierzadko dostaję konstruktywną zwrotkę na temat narzędzi, którym warto się przyjrzeć. Posprawdzaj też fora internetowe, komentarze obecnych użytkowników. Pamiętaj, że firmy, i tutaj uwaga, bo firmy wykładają naprawdę gruby hajs na to, żebyś w pierwszej kolejności robiąc research, natknął się na ich artykuły sponsorowane. I te artykuły mówią o tych narzędziach tylko w superlatywach. Pogrzeb więc trochę dłużej i głębiej. W trakcie robienia researchu sprawdzaj, które z tych narzędzi posiadają wersję demo lub np. darmowy okres próbny.
No i teraz przechodzimy do kolejnego, czwartego punktu. Zbierz to wszystko do kupy, opinię zespołu, twój research itd., razem z cennikami. Może pomóc zrobienie nawet tabelki w Excelu z plusami i minusami. Oczywiście wygrywa narzędzie z większą liczbą pozytywów, ale też w kontekście ceny, którą musielibyście zapłacić.
Piąty punkt, zainstaluj wersję próbne albo dema tych narzędzi, których właściciele udostępniają możliwość przetestowania ich oprogramowania. No i zobacz na własne oczy, jak to wygląda, jak działa ta aplikacja, która według twojej tabelki zdobyła naprawdę dużo plusów i warto się jej przyjrzeć, następnie opisz gdzieś swoje wnioski i wrażenia.
Punkt szósty, spotykasz się następnie z zespołem i dzielisz się swoimi znaleziskami, podsumowujesz to wszystko. Pamiętaj, że z takiego narzędzia powinni być zadowoleni wszyscy, a jeśli nie wszyscy, to przynajmniej duża większość użytkowników, a nie tylko ty, więc bądź pewnego rodzaju adwokatem własnego zespołu. Jeśli zespół będzie chciał, to również niech potestuje wybrane aplikacje w ramach darmowych wersji próbnych. Miej bardzo analityczne podejście do oceniania różnych narzędzi, bo wiele z tych narzędzi ładnie wygląda, tryska atrakcjami, zachwyca designem. Często zarządy właśnie lubię, jak są jakieś fajerwerki, ładne wykresy. W wielu przypadkach to jest bullshit po prostu i mydlenie oczu użytkownikom, ponieważ te fajerwerki mogą okazać się złudne, bo po wejściu na forum takiego narzędzia obecni użytkownicy mogą mieć np. zupełnie inne odczucia, że oprogramowanie jest ładne, ale niefunkcjonalne, jest pełne fajerwerków, ale usiane błędami i niską wydajnością.
Punkt siódmy – wypracuj z zespołem jedno stanowisko i wybierzcie konkretne narzędzie. Pomyślcie też nad planem B, jeśli tego waszego pierwszego narzędzia nie zaakceptuje zarząd, np. ze względu na zbyt wysokie koszty.
Punkt ósmy – przedstawiasz swoje wnioski zarządowi albo top managementowi. W każdym razie osobom decyzyjnym. Uzyskujesz zgodę na kupno i kupujesz narzędzie.
Punkt dziewiąty – implementujecie to narzędzie u siebie w projekcie, instalujecie na komputerach, ogarniacie dostępy itd.
I punkt dziesiąty – wydawałoby się, że to już koniec, ale pamiętaj jeszcze o tym, że po jakimś czasie warto zebrać pierwszy feedback od twoich współpracowników, usiąść razem i przeanalizować te opinie na jakiejś retrospektywie.
No i tym samym, drogi słuchaczu, dobrnęliśmy do końca głównego wątku, a także do końca podcastu o tym, jak znaleźć idealne narzędzie do zarządzania projektami. Jak widzisz, to nie jest nigdy zerojedynkowy rachunek, nic nie jest zerojedynkowe. Mnie kiedyś, jak byłem jeszcze młodym podlotkiem, mój wuefista w szkole podstawowej powiedział takie fajne słowa: wiesz, Najwer, bo na świecie jest co najmniej 256 odcieni szarości, a ty widzisz świat w czarno-białych kolorach. Ja to sobie zapamiętałem, ale teraz jak patrzę na to wszystko z perspektywy czasu, potwierdzam te słowa. Nic nie jest zerojedynkowe. Nic nie jest czarno-białe. Nawet tak, wydawałoby się, prosty wątek jak dobór odpowiedniego narzędzia do pracy. Wiele czynników wpływa na dobór takiego narzędzia. Tutaj stawiam pauzę. I dziękuję tobie, drogi słuchaczu, za dziś, za wysłuchanie, za wspólnie spędzony czas. Zapraszam do subskrybowania newslettera na bycjakmenager.pl i śledzenia mnie na LinkedIn. Jeśli jest coś, co według ciebie mogę jeszcze poprawić w prowadzeniu tych podcastów, to zamieniam się w słuch i z góry dziękuję za konstruktywną krytykę. Trzym się zdrowo, dbaj o siebie i innych. Cześć.
KONIEC